Guía legal para contratar freelancers nacionales e internacionales

En un entorno laboral cada vez más flexible y globalizado, contratar freelancers se ha convertido en una práctica habitual para muchas pymes y startups. Desde diseñadores y desarrolladores hasta redactores, traductores o expertos en marketing digital, los trabajadores independientes ofrecen talento especializado sin la necesidad de una relación laboral permanente.

Sin embargo, contratar freelancers —ya sean nacionales o internacionales— implica ciertas obligaciones legales que deben tenerse muy en cuenta para evitar riesgos, sanciones o conflictos contractuales.

En esta guía, te explicamos todo lo que necesitas saber desde el punto de vista legal para trabajar con freelancers, tanto dentro como fuera de España, de forma segura, eficiente y cumpliendo la normativa.

¿Qué es un freelancer y cómo se diferencia de un trabajador por cuenta ajena?

Un freelancer (o trabajador autónomo) es un profesional que presta servicios de forma independiente para uno o varios clientes, sin relación laboral directa ni subordinación.

No es lo mismo que un empleado:

No hay contrato laboral, sino mercantil (de prestación de servicios).
No hay nómina, sino factura.
No hay horarios impuestos ni dependencia jerárquica.
No se aplica el Estatuto de los Trabajadores, sino el Código Civil y el Código de Comercio.

Confundir las condiciones puede dar lugar a lo que se conoce como falso autónomo, una figura ilegal sancionada por la Inspección de Trabajo.

Aspectos clave para contratar freelancers nacionales (en España)

1. Formaliza un contrato mercantil

Aunque no es obligatorio por ley, es muy recomendable firmar un contrato de prestación de servicios que especifique:

Objeto del servicio.
Plazos de entrega.
Condiciones de pago.
Derechos sobre el contenido o resultados (propiedad intelectual).
Cláusulas de confidencialidad.
Causas de resolución anticipada.

2. Revisa que el freelance esté dado de alta como autónomo

Asegúrate de que el profesional está dado de alta en Hacienda y en la Seguridad Social como autónomo. Así evitarás problemas por contratación irregular.

Puedes solicitarle una declaración responsable o el último recibo de autónomos como justificante.

3. Gestiona bien las facturas y retenciones

Si el freelancer está en España, deberá emitirte factura con IVA e IRPF, generalmente:
- 21% de IVA
- 15% de IRPF (o 7% si es nuevo autónomo)
Tú deberás retener el IRPF en su factura y pagarlo a Hacienda en el modelo 111 trimestral.

4. Evita el falso autónomo

Si el freelance trabaja exclusivamente para tu empresa, sigue tus instrucciones, tiene un horario fijo y no puede organizarse libremente, podrías estar incurriendo en una relación laboral encubierta. Esto puede acarrear sanciones y la obligación de contratarle como trabajador.

Cómo contratar freelancers internacionales (fuera de España)

Contratar talento en otros países puede ser ventajoso, pero también requiere precauciones legales y fiscales.

1. Contrato internacional de servicios

Es esencial firmar un contrato claro, adaptado al marco internacional. Incluye:

Legislación aplicable y jurisdicción (por defecto, te conviene que sea la española).
Condiciones de pago en divisas o plataformas (PayPal, Wise, transferencia…).
Cláusulas de confidencialidad, uso de materiales y propiedad intelectual.
Acuerdo sobre impuestos locales (el freelance debe gestionar los suyos).

2. No debes practicar retención IRPF

Si el freelance reside fuera de España y no tiene NIF español, no corresponde practicarle retención de IRPF. La factura se paga íntegra, sin retenciones.

3. Factura sin IVA (si es profesional extranjero no residente)

Las facturas de profesionales no residentes no llevan IVA, siempre que los servicios estén considerados como prestación a empresa. Debes justificar que el freelance es residente fiscal en otro país.

4. Modelo 349 (si es de la UE)

Si trabajas con freelancers de la Unión Europea, podrías estar obligado a presentar el modelo 349, de operaciones intracomunitarias. Consulta con tu asesor fiscal para saber si aplica en tu caso.

5. Ten en cuenta la legislación del país del freelance

Cada país tiene sus propias normas laborales y fiscales. Asegúrate de que el freelance conoce sus obligaciones allí y que no estás asumiendo responsabilidades que no te corresponden.

Protege tu empresa: confidencialidad y propiedad intelectual

Uno de los puntos más críticos al trabajar con freelancers es dejar claro quién será el titular de los derechos sobre lo que se produzca (diseños, textos, software, fotografías…).

Recomendaciones:

Incluye una cláusula de cesión de derechos en el contrato.
Firma un acuerdo de confidencialidad (NDA) si van a tener acceso a información sensible o estratégica.
Si hay riesgo de que usen contenido con derechos de terceros (como imágenes o música), exige garantías sobre su procedencia.

Checklist rápida para contratar freelancers de forma legal

✅ Firma un contrato de prestación de servicios.
✅ Verifica que el freelance esté dado de alta (en España o en su país).
✅ Asegúrate de que las facturas estén correctas (IVA/IRPF o sin retención, según proceda).
✅ Cumple con tus declaraciones fiscales (modelo 111, 349, etc.).
✅ Protege la propiedad intelectual y los datos confidenciales.
✅ Evita prácticas que puedan interpretarse como relación laboral encubierta.

Trabajar con freelancers, tanto nacionales como internacionales, puede ser una gran ventaja para tu pyme si se hace de forma legal y ordenada. Formalizar bien los acuerdos, cumplir con la normativa fiscal y proteger los intereses de ambas partes son claves para una relación profesional exitosa.

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