Gasóleo profesional: declaración anual de kilómetros 2025
Qué es, qué vehículos están obligados y plazo de presentación en 2026
Las empresas y profesionales del transporte que se benefician del régimen de devolución del gasóleo profesional deben cumplir cada año con determinadas obligaciones formales ante la Agencia Tributaria. Una de las más relevantes es la declaración anual de kilómetros realizados por los vehículos incluidos en este régimen.
Se trata de un trámite obligatorio que permite a la Administración verificar el uso profesional del combustible y garantizar el correcto funcionamiento del sistema de devolución parcial del Impuesto sobre Hidrocarburos aplicado al gasóleo utilizado en actividades de transporte.
En este artículo explicamos qué es esta declaración, quién debe presentarla, qué información debe incluirse y cuál es el plazo correspondiente al ejercicio 2025.
¿Qué es la declaración anual de kilómetros del gasóleo profesional?
La declaración anual de kilómetros es una comunicación informativa que deben presentar los beneficiarios del régimen de gasóleo profesional para informar a la Agencia Tributaria de los kilómetros recorridos por cada vehículo incluido en el censo correspondiente.
Esta obligación forma parte del sistema de control establecido por la normativa de Impuestos Especiales, que regula la devolución parcial del impuesto aplicado al gasóleo utilizado en determinadas actividades profesionales de transporte.
Aunque se trata de un trámite formal, su cumplimiento es imprescindible para mantener correctamente el régimen de devolución del gasóleo profesional.
Plazo de presentación de la declaración en 2026
La declaración correspondiente a los kilómetros realizados durante 2025 debe presentarse hasta el 31 de marzo de 2026.
La normativa establece que esta obligación debe cumplirse dentro del primer trimestre del año siguiente al ejercicio al que se refieren los datos, por lo que el periodo de presentación se sitúa entre el 1 de enero y el 31 de marzo de cada año.
Es recomendable preparar la información con suficiente antelación para evitar incidencias de última hora en la presentación.
¿Qué vehículos están obligados a presentar esta declaración?
La obligación afecta a los vehículos que tienen derecho a la devolución del gasóleo profesional conforme a la Ley de Impuestos Especiales.
En términos generales, se incluyen tres grandes grupos de vehículos:
Transporte de mercancías por carretera
Deben incluirse los vehículos destinados al transporte de mercancías, ya sea por cuenta propia o por cuenta ajena, siempre que tengan un peso máximo autorizado igual o superior a 7,5 toneladas.
Este grupo incluye gran parte de la flota utilizada en el transporte profesional de mercancías por carretera.
Transporte de viajeros
También están obligados los vehículos destinados al transporte de pasajeros, tanto en servicios regulares como ocasionales, cuando pertenezcan a las categorías M2 o M3.
Estas categorías corresponden principalmente a autobuses y autocares utilizados en el transporte de viajeros.
Taxis
El régimen de gasóleo profesional también se aplica a los taxis, que pueden beneficiarse de la devolución parcial del impuesto sobre el gasóleo utilizado en su actividad.
Por tanto, estos vehículos también deben incluirse en la declaración anual de kilómetros.
Qué información debe incluir la declaración
La declaración debe recoger, para cada vehículo incluido en el régimen, una serie de datos básicos que permiten identificar tanto al beneficiario como al vehículo y su uso durante el ejercicio.
Entre la información que debe comunicarse se encuentran:
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Identificación del beneficiario del régimen.
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Ejercicio al que corresponde la declaración.
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País de matriculación del vehículo.
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Matrícula del vehículo.
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Kilómetros iniciales.
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Kilómetros finales del período declarado.
Estos datos permiten determinar el kilometraje realizado por cada vehículo durante el ejercicio o durante el período en el que haya pertenecido al titular.
Cómo calcular correctamente el kilometraje
Uno de los aspectos más importantes de esta declaración es la correcta determinación del kilometraje.
No se trata simplemente de indicar una cifra anual estimada, sino de comunicar la lectura inicial y final del contador de kilómetros correspondiente al período declarado.
En los vehículos obligados a disponer de tacógrafo, el dato de kilometraje debe obtenerse de este dispositivo. Por este motivo, resulta recomendable comprobar previamente que:
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La lectura del tacógrafo coincide con los registros internos de la empresa.
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No existen inconsistencias entre los datos declarados y la documentación disponible.
Una revisión previa ayuda a evitar errores en una declaración que, aunque formal, forma parte del sistema de control del régimen de devolución.
Qué ocurre si el vehículo no ha pertenecido todo el año al mismo titular
En ocasiones, un vehículo puede haber sido adquirido o transmitido durante el ejercicio.
En estos casos, la declaración no debe incluir el kilometraje correspondiente a todo el año, sino únicamente el período en el que el vehículo haya pertenecido al titular que presenta la declaración.
Por tanto, los kilómetros iniciales y finales deben corresponder exclusivamente al tramo temporal en el que el vehículo haya estado vinculado al beneficiario del régimen.
Cómo se presenta la declaración
La presentación de esta declaración debe realizarse de forma electrónica a través de la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.
La AEAT dispone de un trámite específico dentro del apartado dedicado al gasóleo profesional, donde se puede cumplimentar y enviar la relación anual de kilómetros realizados.
Para poder realizar la presentación es necesario disponer de certificado digital, DNI electrónico o sistema Cl@ve, según corresponda.
Recomendaciones antes de presentar la declaración
Desde un punto de vista práctico, es aconsejable revisar algunos aspectos antes de presentar la declaración:
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Que los vehículos continúan correctamente inscritos en el régimen de gasóleo profesional.
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Que la matrícula y el país de matriculación están correctamente identificados.
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Que la lectura de kilómetros es coherente con los registros disponibles.
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Que los datos del tacógrafo coinciden con la información interna de la empresa.
Un error en cualquiera de estos elementos puede generar incidencias en un procedimiento que está directamente vinculado al mantenimiento del derecho a la devolución del impuesto.
Cómo puede ayudarte Camher
Si tu empresa o actividad está acogida al régimen de gasóleo profesional, en Camher podemos ayudarte a gestionar correctamente esta obligación.
Nuestro equipo se encarga de:
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Revisar los vehículos incluidos en el régimen.
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Verificar la información necesaria para la declaración.
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Comprobar la coherencia del kilometraje declarado.
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Presentar la declaración dentro de plazo ante la Agencia Tributaria.
De esta forma, puedes centrarte en tu actividad mientras nosotros nos ocupamos de garantizar el cumplimiento correcto de esta obligación formal y reducir el riesgo de errores administrativos.
Si necesitas ayuda con la declaración anual de kilómetros del gasóleo profesional o quieres revisar tu situación antes del cierre del plazo, puedes ponerte en contacto con nuestro equipo y estaremos encantados de asesorarte.
